Come gestire una riunione IT in inglese con un team da remoto
I team IT sono spesso il gruppo più internazionale di un’azienda. I tuoi sviluppatori potrebbero essere a Cracovia, il product manager ad Austin, il responsabile QA a Bangalore e il CTO a Londra, e l’unica lingua condivisa da tutti è l’inglese, di solito non la lingua madre della maggior parte dei presenti. Questo mix rende le riunioni IT particolarmente stressanti: il vocabolario tecnico è già denso di per sé, e ora deve essere compreso in tempo reale da persone che lavorano nella loro seconda o terza lingua, spesso durante una videochiamata con un audio non perfetto.
Perché le riunioni IT in inglese vanno storte
Organizzare una riunione IT è, in apparenza, come qualsiasi altra riunione di lavoro: la convochi quando serve prendere una decisione e hai bisogno del contributo del team per mettere in pratica quanto concordato. La differenza è che l’inglese tecnico è un dialetto a sé. Termini come “sprint,” “tech debt,” “rollback,” “load balancer” o “race condition” sono naturali per gli ingegneri madrelingua inglese, ma possono rallentare un non madrelingua a metà discussione, sia perché non conosce il termine, sia perché lo conosce in una variante diversa dell’inglese rispetto a quella in uso. Se nessuno affronta il problema, la riunione si divide silenziosamente in due gruppi: chi segue tutto e chi annuisce senza aver capito fino in fondo cosa è stato appena deciso.
5 regole per una riunione IT produttiva
| Regola | Perché conta in un team multilingue |
|---|---|
| Invia l’ordine del giorno in anticipo | Dà ai non madrelingua il tempo di cercare i termini e preparare ciò che vogliono dire, invece di tradurre sul momento |
| Inizia e finisci puntuale | Ascoltare una seconda lingua stanca più che ascoltare la propria, quindi le riunioni lunghe e poco strutturate perdono per primi i non madrelingua |
| Copri ogni argomento, lascia tempo per le domande | Le domande vengono spesso saltate quando una riunione va per le lunghe, ed è proprio in quel momento che chi parla meno bene ha più bisogno di chiarimenti |
| Assegna a qualcuno il compito di prendere appunti | Un verbale scritto significa che nessuno deve fare affidamento solo su ciò che ha capito dal vivo, e può rileggere le decisioni in un secondo momento |
| Non rispiegare tutto per chi arriva in ritardo | Riassumere di nuovo fa perdere tempo a chi è arrivato puntuale, meglio recuperare con chi è in ritardo separatamente |
Espressioni inglesi utili per le riunioni IT
Avere a disposizione un piccolo repertorio di espressioni già pronte toglie molta della pressione di dover pensare in tempo reale durante una discussione tecnica che procede veloce. Alcune espressioni utili da esercitare fino a renderle automatiche:
Per chiedere un chiarimento: “Could you clarify what you mean by that?” oppure “Just to confirm, are we saying we’ll roll this back before Friday?”
Per segnalare un blocco: “This is currently blocked by…” oppure “We’re waiting on a dependency from the backend team.”
Per proporre un passo successivo: “Can we take this offline?” (significa: discuterne dopo la riunione, non durante) oppure “Let’s park this and come back to it.”
Per verificare la comprensione senza mettere nessuno in imbarazzo: “Does that make sense to everyone, or should I go over it again?”
Le videochiamate aggiungono un ulteriore livello di difficoltà
La maggior parte dei team IT internazionali si riunisce in videoconferenza piuttosto che di persona, il che aiuta a gestire gli orari tra fusi diversi ma comporta ulteriori difficoltà di comprensione dell’inglese: ritardo audio, rumori di fondo e la perdita del linguaggio del corpo che normalmente aiuta a seguire una conversazione. In una videochiamata conviene essere più espliciti di quanto si sarebbe di persona, dicendo davvero “I’ll send the notes after this call” invece di dare per scontato che tutti abbiano colto il piano, e usando la chat per condividere link, termini esatti o modi di scrivere facili da fraintendere a voce.
Costruire nel tempo la sicurezza del team
Se il livello di inglese del tuo team varia molto, l’obiettivo non è rallentare ogni riunione al ritmo di chi parla meno bene, ma costruire nel tempo la sicurezza di tutti con l’inglese delle riunioni, così il divario si riduce naturalmente. Una pratica breve e regolare, focalizzata su situazioni lavorative reali (riunioni, stand-up, rapporti su incidenti), tende a funzionare più velocemente di corsi di inglese generico, perché il vocabolario e le espressioni sono proprio quelli usati ogni settimana. Il nostro corso di inglese commerciale è costruito esattamente su questo tipo di pratica concreta e orientata al lavoro, e se il tuo team usa già Zoom per le riunioni, la nostra guida su le videoconferenze in inglese tratta espressioni e galateo specifici per le riunioni virtuali. Per una panoramica più ampia su come altri team strutturano le proprie riunioni in inglese, consulta la nostra guida su come gestire le riunioni di lavoro in inglese da non madrelingua.
Domande frequenti
Come posso rendere le riunioni IT più semplici per chi non ha l’inglese come lingua madre?
Cosa significa “take this offline” in una riunione?
Le riunioni dovrebbero essere più lente se il livello di inglese del team varia?
Qual è il modo più veloce per un team per migliorare l’inglese delle riunioni?
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