I viaggi di lavoro sono ancora necessari nell’era di Zoom?

In passato i viaggi di lavoro erano semplicemente necessari. Una telefonata poteva ottenere solo fino a un certo punto, e se un’azienda voleva espandersi in un nuovo mercato o chiudere un accordo con un partner estero, mandare un dipendente di alto livello di persona era spesso l’unica opzione realistica. Oggi la videoconferenza ha reso possibile gestire un’attività globale senza mai prenotare un volo. Quindi la domanda da porsi è: i viaggi di lavoro valgono ancora il tempo, il costo e lo stress linguistico che comportano, oppure Zoom li ha resi silenziosamente facoltativi?

Il caso contro i viaggi di lavoro

Alcune aziende sono andate “fino in fondo” con la comunicazione video e hanno smesso del tutto di mandare dipendenti in altri paesi per le riunioni. Il loro ragionamento è semplice: un volo, un hotel e giorni lontani dall’ufficio costano molto più di una videochiamata ben organizzata, e quel denaro e quel tempo potrebbero essere impiegati altrove. Per i controlli di routine, gli aggiornamenti di stato e le riunioni interne tra sedi, questo ragionamento è difficile da contestare. Non c’è davvero motivo di far volare qualcuno da un continente all’altro per una riunione che una videochiamata di 45 minuti potrebbe gestire altrettanto bene.

Il caso a favore dei viaggi di lavoro

Ma i viaggi di lavoro non si limitano a spostare informazioni da un luogo all’altro, costruiscono fiducia, e la fiducia è più difficile da costruire attraverso uno schermo. Se il tuo partner commerciale si trova in un altro paese, una visita di persona ad alto livello permette a entrambe le parti di valutare, in un modo che una videochiamata non consente, se la collaborazione ha davvero probabilità di successo. Leggere il linguaggio del corpo intorno a un tavolo, condividere un pasto informale, notare come un potenziale partner tratta il proprio staff: sono questi i dettagli che influenzano le decisioni importanti e semplicemente non si trasmettono bene attraverso la videocamera di un computer portatile. Ci sono anche sfumature in una trattativa, esitazione, tono, la pausa prima di una risposta, molto più facili da cogliere e a cui rispondere di persona, e se si presenta il momento per chiudere un accordo, essere fisicamente presenti per coglierlo può contare più di qualsiasi risparmio.

Videochiamate contro viaggi di lavoro

Le competenze linguistiche che ciascun formato richiede davvero

Vale la pena notare che le videochiamate e i viaggi di lavoro richiedono competenze in inglese leggermente diverse. Una videochiamata premia chiarezza e concisione: frasi brevi, segnali espliciti di passaggio (“Let’s move to the next point,” “To summarise…”), perché l’audio poco chiaro e il ritardo penalizzano la prolissità molto più di quanto farebbe una conversazione di persona. Un viaggio di lavoro, invece, premia il small talk, il registro informale e la disinvoltura culturale, la capacità di discutere con naturalezza del volo appena fatto, del meteo o di consigli sui luoghi da visitare prima ancora che la riunione inizi, dato che è spesso proprio in quel small talk che si costruisce davvero la fiducia.

Un vantaggio, non solo un costo

Vale anche la pena ricordare che un viaggio di lavoro può essere un vero vantaggio per il dipendente: l’occasione di vedere una nuova città, incontrare colleghi faccia a faccia e uscire dalla routine quotidiana. Le aziende che trattano ogni viaggio esclusivamente come una spesa da ridurre al minimo a volte perdono completamente di vista questo aspetto, soprattutto quando si tratta di trattenere dipendenti di talento che apprezzano questo tipo di esperienza.

Qualunque sia il formato di una riunione, va preparata allo stesso modo: conosci i tuoi obiettivi, conosci il tuo pubblico e conosci l’inglese di cui avrai bisogno. Se il tuo team fa affidamento su Zoom per la maggior parte delle riunioni ormai, la nostra guida su l’inglese per le videoconferenze tratta le espressioni specifiche e il galateo che rendono fluide le riunioni video. Per l’aspetto in presenza, la nostra panoramica su come gestire le riunioni di lavoro in inglese da non madrelingua tratta il linguaggio della negoziazione e la lettura dell’ambiente. In entrambi i casi, il nostro corso di inglese commerciale è pensato per prepararti a entrambi i formati, non solo a uno.

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