I 5 errori più comuni da evitare quando scrivi un’email in inglese

Scrivere un’email in una seconda lingua sembra più rischioso che parlare. Non c’è un tono di voce ad ammorbidire una frase, e non hai la possibilità di riformulare al volo, quindi una piccola sbavatura può sembrare un problema più grande di quanto sia. La buona notizia è che la maggior parte degli errori nelle email rientra in poche categorie prevedibili, e una volta che sai cosa controllare, puoi individuarli prima di premere invio.

1. Sbagliare il tono

Prima di tutto, serve il tono giusto per la tua email. Se scrivi al tuo capo, a un cliente o a qualcuno che non hai mai incontrato, non vuoi sembrare troppo informale. L’email ha sostituito la lettera commerciale formale nella maggior parte dei casi, ma questo non significa che tutto sia ammesso: mantieni i saluti professionali (“Dear Mr. Smith” oppure “Hi Sarah”, a seconda del rapporto), evita il gergo colloquiale e adatta la formalità alla persona a cui scrivi. Nel dubbio, parti più formale e lascia che sia l’altra persona a impostare un tono più rilassato, se lo desidera.

2. Errori di ortografia che il correttore non intercetta

Hai un correttore ortografico sul computer, ma non individuerà ogni errore. Se digiti “to” invece di “too”, entrambe le parole sono scritte correttamente, quindi il correttore resta muto mentre il significato cambia. Vale lo stesso per “there/their/they’re”, “your/you’re” e “its/it’s”. Questi omofoni sono tra gli errori più comuni nelle email proprio perché sfuggono agli strumenti automatici.

3. Grammatica traballante

Serve comunque una grammatica corretta in un’email professionale, anche breve. Se non sei sicuro che una frase sia corretta, leggila ad alta voce: una grammatica goffa di solito suona sbagliata prima ancora che tu riesca a spiegare perché. Se hai ancora dei dubbi, chiedi a un collega madrelingua o fluente di dare un’occhiata alla frase e dirti se suona “giusta”. Due punti grammaticali creano più problemi nelle email in particolare: la concordanza soggetto-verbo nelle frasi lunghe, e la confusione tra i tempi verbali quando descrivi qualcosa già accaduto rispetto a qualcosa ancora in corso.

4. Abusare dei modi di dire

I modi di dire possono rendere la tua scrittura più naturale, ma solo se sei sicuro del significato e il destinatario li capirà. “Don’t let the cat out of the bag” significa “non svelare un segreto”, e non va mai inteso alla lettera. Usato correttamente, un modo di dire come questo aggiunge colore; usato male, o con un lettore che non è madrelingua, crea confusione invece che connessione. Come regola generale, riserva i modi di dire ai messaggi informali con colleghi che conosci bene, e mantieni le email formali o interculturali semplici e dirette.

5. Troppo gergo tecnico

L’ultimo errore comune è riempire un’email di espressioni tecniche e abbreviazioni che il lettore potrebbe non conoscere. Questo rende il messaggio più difficile da capire e aumenta la probabilità che venga letto in fretta, frainteso o cancellato invece che gestito. Se devi usare un acronimo, scrivilo per esteso la prima volta (“Key Performance Indicator (KPI)”), così ogni lettore, indipendentemente dal reparto o dal livello di anzianità, può seguire il discorso. Se non sei sicuro di un termine, dai un’occhiata al nostro vocabolario commerciale per trovare un’alternativa più chiara.

Una checklist semplice prima di inviare

Prima di cliccare invia, ripassa queste cinque domande: il tono è adatto al destinatario? Ho controllato le parole che il correttore ortografico non può intercettare? Ogni frase suona giusta se letta ad alta voce? Ogni lettore capirà i modi di dire che ho usato? Ho spiegato eventuali termini tecnici o acronimi? Se puoi rispondere sì a tutte e cinque, la tua email è pronta. Per rafforzare ulteriormente queste basi, scopri il nostro corso di scrittura in inglese.

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