5 הטעויות המובילות שכדאי להימנע מהן בכתיבת אימייל באנגלית

כתיבת אימייל בשפה זרה מרגישה מסוכנת יותר מדיבור. אין טון קול שיכול לרכך משפט ואין הזדמנות לנסח מחדש במקום, כך שהחלקה קטנה יכולה להיראות כמו בעיה גדולה יותר ממה שהיא באמת. הבשורה הטובה היא שרוב טעויות האימייל נופלות לתוך כמה קטגוריות צפויות, וברגע שאתם יודעים מה לבדוק, אפשר לתפוס אותן לפני שלוחצים על שליחה.

1. טון לא נכון

מייד בהתחלה, אתם צריכים את הטון הנכון לאימייל שלכם. אם אתם כותבים לבוס, ללקוח, או למישהו שמעולם לא פגשתם, אתם לא רוצים להישמע יומיומיים מדי. אימייל החליף במידה רבה את המכתב העסקי הפורמלי, אבל זה לא אומר שהכל מותר: שמרו על ברכות פותחות מקצועיות ("Dear Mr. Smith" או "Hi Sarah" בהתאם לקשר), הימנעו מסלנג, והתאימו את רמת הפורמליות לאדם שאתם כותבים לו. במקרה של ספק, התחילו יותר פורמליים ותנו לצד השני לקבוע טון רגוע יותר אם הוא בוחר בכך.

2. שגיאות איות שבודק האיות מפספס

יש לכם בודק איות במחשב, אבל הוא לא יתפוס כל טעות. אם אתם מקלידים "to" במקום "too", שתי המילים מאוית נכון, כך שהבודק שותק בזמן שהמשמעות שלכם משתנה. אותו דבר קורה עם "there/their/they're", "your/you're", ו-"its/it's". הומופונים אלה הם בין שגיאות האימייל הנפוצות ביותר בדיוק בגלל שהן מתחמקות מכלים אוטומטיים.

3. דקדוק רעוע

אתם עדיין צריכים דקדוק תקין באימייל מקצועי, גם אם הוא קצר. אם אתם לא בטוחים שמשפט נכון, קראו אותו בקול: דקדוק מסורבל בדרך כלל נשמע לא נכון עוד לפני שאתם יכולים להסביר למה. אם אתם עדיין לא בטוחים, בקשו מעמית דובר שפת אם או שוטף להעיף מבט על המשפט ולומר לכם אם הוא "נשמע נכון". שתי נקודות דקדוק גורמות לרוב הבעיות באימיילים באופן ספציפי: התאמת נושא-פועל במשפטים ארוכים, ובלבול בין זמני הפועל כשמתארים משהו שכבר קרה לעומת משהו שעדיין מתמשך.

4. שימוש יתר בביטויים אידיומטיים

ביטויים אידיומטיים יכולים לגרום לכתיבה שלכם להישמע טבעית, אבל רק אם אתם בטוחים במשמעות והקהל יבין אותם. "Don't let the cat out of the bag" משמעו "אל תגלה סוד", והוא לעולם לא נאמר במשמעות המילולית. כשמשתמשים בו נכון, ביטוי כזה מוסיף צבע; כשמשתמשים בו לא נכון, או עם קורא שאינו דובר שפת אם, הוא יוצר בלבול במקום חיבור. ככלל, שמרו ביטויים אידיומטיים להודעות לא פורמליות לעמיתים שאתם מכירים היטב, ושמרו אימיילים פורמליים או בין-תרבותיים פשוטים וישירים.

5. יותר מדי מינוח מקצועי

הטעות הנפוצה האחרונה היא לדחוס לאימייל ביטויים טכניים וקיצורים שהקורא אולי לא מכיר. זה מקשה על הבנת ההודעה ומגדיל את הסיכוי שהיא תיסרק בעין, תיקרא לא נכון, או תימחק במקום שיפעלו לפיה. אם אתם חייבים להשתמש בראשי תיבות, פרטו אותם בפעם הראשונה ("Key Performance Indicator (KPI)") כדי שכל קורא, ללא קשר למחלקה או לוותק שלו, יוכל לעקוב. תוכלו להעשיר את אוצר המילים העסקי שלכם כדי לנסח את המסרים בצורה ברורה יותר.

רשימת בדיקה פשוטה לפני שליחה

לפני שאתם לוחצים על שליחה, עברו על חמש השאלות האלה: האם הטון מתאים לנמען? האם בדקתי את המילים שבודק האיות לא יכול לתפוס? האם כל משפט נשמע נכון כשקוראים אותו בקול? האם כל קורא יבין ביטויים אידיומטיים בהם השתמשתי? האם הסברתי מינוח מקצועי או ראשי תיבות? אם אתם יכולים לענות כן לכל החמש, האימייל שלכם במצב טוב. לשיפור נוסף, שווה להכיר את קורס הכתיבה באנגלית שלנו.

שאלות נפוצות